Sanal Ofis Nedir?
Son yıllarda özellikle freelancer’lar, start-uplar ve küçük işletmeler arasında sanal ofis kavramını çok daha sık duymaya başladık. Peki aslında sanal ofis nedir? Kısaca anlatmak gerekirse sanal ofis, fiziksel olarak sürekli gitmediğiniz ama resmi adres, sekreterya ve bazı ofis hizmetlerini aldığınız bir ofis modelidir. Yani klasik ofisiniz yokmuş gibi görünmezsiniz; şirket adresiniz, telefon hattınız ve gerektiğinde kullanabileceğiniz toplantı odalarınız olur.
Bir mobilya ve iç mimari gözüyle bakınca, sanal ofisler aslında şehir hayatının yoğun temposuna uyum sağlayan, “minimum maliyetle maksimum verim” sağlamayı hedefleyen modern çalışma alanlarıdır. Fiziksel olarak her gün ofise gitmek yerine, ihtiyacınız olduğunda doğru tasarlanmış bir toplantı odası ya da paylaşımlı bir çalışma alanı kullanırsınız.
Sanal Ofis Nasıl Kullanılır?
Peki sanal ofis nasıl kullanılır? Aslında düşündüğünüzden çok daha pratik. Şirket kuruluşu ya da adres değişikliği sırasında size sunulan sanal ofis adresini resmi olarak kullanırsınız. Vergi dairesi, ticaret sicil ve diğer resmi kurumlar için bu adres geçerlidir. Günlük hayatınızda ise çoğu zaman evden, kafeden ya da dilediğiniz herhangi bir yerden çalışmaya devam edersiniz.
Çağrı merkezi ya da sekreterya hizmeti sunan bir sanal ofis paketiniz varsa, müşterileriniz aradığında profesyonel bir karşılama duyurusu ile telefonlar yanıtlanır, siz müsait değilseniz not bırakılır. Bu da özellikle yeni kurulan markalar için güven veren, kurumsal bir imaj yaratır.
Toplantı yapmanız gerektiğinde, önceden rezervasyon oluşturarak sanal ofisinizin bulunduğu lokasyondaki toplantı odalarını kullanabilirsiniz. İşte burada da devreye mekan tasarımı ve ofis mobilya seçimi giriyor. İyi planlanmamış, rahatsız sandalyelerle dolu bir toplantı odasında profesyonel bir sunum yapmak da zorlaşır. Tam tersi, ergonomik koltuklar, doğru yükseklikte masalar, akustik paneller ve doğru aydınlatma ile desteklenmiş bir alan; hem sizin hem de misafirlerinizin deneyimini bambaşka bir seviyeye taşır.
Sanal Ofis Kiralama Süreci Nasıl İşler?
“Tamam, mantığını anladım ama sanal ofis kiralama süreci nasıl işliyor?” diye düşünebilirsiniz. Genelde süreç şu şekilde ilerler: Önce ihtiyaçlarınızı belirlersiniz; sadece resmi adres mi istiyorsunuz, yoksa telefon yanıtlama, posta yönetimi, toplantı odası kullanımı gibi ekstra hizmetlere de ihtiyacınız var mı? Daha sonra bütçenize göre farklı paketler arasından seçim yaparsınız.
Bu noktada sanal ofis fiyatları lokasyon, sunulan hizmetlerin kapsamı ve prestij seviyesine göre değişir. Şehrin merkezi bir noktasında, modern tasarımlı bir plazada yer alan adreslerin fiyatları, daha sakin bölgelerdeki adreslere göre farklılık gösterebilir. Aynı zamanda toplantı odasını ayda kaç saat kullanabileceğiniz, sekreterya hizmetinin kapsamı, gelen kargolarınızın yönetimi gibi detaylar da fiyatları etkiler.
Sözleşme imzalandıktan sonra adresiniz resmi olarak tanımlanır ve artık sanal ofisiniz hazır demektir. Siz ister evinizden, ister farklı bir ortak çalışma alanından işlerinizi yürütürken, şirketinizin arka planında profesyonel bir ofis yapısı çalışmaya devam eder.
Akalın gibi iç mekân ve mobilya odaklı markalar için de sanal ofisler aslında yeni bir tasarım alanı sunuyor. Kullanıcılar fiziksel ofiste az zaman geçiriyor olsa bile, geldiklerinde kendilerini değerli hissedecekleri, sıcak ama profesyonel bir atmosferle karşılaşmak istiyorlar. Bu da doğru ofis koltuğu, masa, depolama çözümleri ve aydınlatmanın uyum içinde kullanılmasıyla mümkün oluyor.
Özetle; sanal ofis, hem maliyetleri düşürmek hem de kurumsal bir imaj korumak isteyen işletmeler için oldukça esnek ve modern bir çözüm sunuyor. Doğru tasarlanmış bir mekân ve iyi seçilmiş mobilyalarla desteklendiğinde ise, az kullanılan ama her kullanıldığında güçlü bir etki bırakan profesyonel bir çalışma ortamına dönüşüyor.
-
Düzenli ofise gitme ihtiyacı olmayan fakat kurumsal adres ve profesyonel hizmet isteyen işletmeler için idealdir.
-
Sanal ofiste sürekli çalışma alanınız olmaz; hizmetleri ihtiyaç duyduğunuz zaman kullanırsınız.
-
Kuruluş işlemleri sırasında resmi iş adresi olarak sisteme işlenir ve tüm yasal kayıtlarda geçerli olur.
-
Genelde online panel, telefon veya e-posta üzerinden önceden randevu alınarak yapılır.
-
Günlük işlerinizi dilediğiniz yerden yürütür, gerektiğinde sadece toplantılar için fiziksel alana geçersiniz.
-
Fiziksel ofis giderlerini kaldırdığı için özellikle yeni girişimler için ciddi tasarruf sağlar.